行政DXの実現に向けた第一歩　第2回：3つのアナログ手続きをデジタル化するには？

紙の申請書記入と同時にデジタル化：モニターとスマートペンの活用

課題への対応として、窓口の記入台にモニターと「手書き」を「デジタル」に変えるスマートペン（デジアナ文具とも呼ばれる）を設置する方法はどうだろうか。申請書へ記入しながら内容が自動的にデジタル化される方法である。市民の手続き方法は変えずに、職員が窓口受付後に電子化する作業を省略できる。スマートペンのアプリと申請先の庁内システム間の連携などが必要ではあるが、比較的に安価に構築でき、既存システムへの影響も少ないと考える。

基本情報をデジタル化：二次元コードの活用

申請書類では多くの場合、氏名、住所、生年月日といった基本情報を、複数の書類に何度も書くことがある。市民がこれを毎度記載するのも煩わしいし、職員が記載された情報を逐一入力すれば、二度手間、三度手間になる。

課題への対応として、基本情報を含む内容を二次元コード化し、それをシールとして出力して貼り付ければ該当欄の記載は不要とし、申請を受け付ける方法はどうだろうか。行政機関にて、運転免許証やパスポートなどを確認したうえで基本情報を含む内容の二次元コードを生成し、そのシールを窓口で配布することで、以後、申請書作成の際に活用するというものである（図2）。

職員も二次元コードをスキャンすることで必要な情報を即座に正確に取得でき、バックオフィスでの作業を効率化できる。高速道路の料金所でETCと一般のレーンを分けているように、窓口を分けて対応するのも1つの方法かもしれない。

紙の一覧性と書き込みの容易性をデジタルで担保：タブレットPCの活用

課題への対応として、スマートペン入力が可能なタブレットPC（または2in1^※1）を活用する方法はどうだろうか。資料を全てPDF化し、会議の内容に適した部分をダウンロードしてPCに格納し、会議の場に持ち込んで使うというものである。

画面に表示した資料にスマートペンで手書き文字を直接書き込むことができれば、利便性は紙に近づくと考える。タブレットの反応速度、スクロールなどの性能は紙と同じレベルにまで上がっているのに加え、手軽に該当部分の表示を拡大・縮小できる「ピンチイン・ピンチアウト」など、紙にはない機能が駆使でき視認性も高い。価格面でも安価な製品が市場に出始めている。行政職員向け標準PCとして、こうした機器を導入することも考えられる。

紙ファイリングの見やすさと管理しやすさをデジタルで担保：電子ファイル管理方法のルール制定・運用

紙の資料の場合、クリップやインデクスなどを用いて議題ごとに資料をまとめることができる。これに対し、電子ファイルの場合、使用したアプリケーションごとにファイルを作り、複数ファイルとして資料化する。そのため、ファイルを逐一開いて投影・説明している場面を会議でよく見かける。こうすると、確認するのにさまざまなアプリケーションを開き、文書間を行ったり来たりしなければならず、説明者も出席者も説明箇所を見誤ることがある。

課題への対応として、電子ファイルの管理ルールを制定し、運用する方法はどうだろうか。例えば、1つの議題に関して、エクセルやパワーポイントなど、使用アプリケーションが異なる複数資料が用意されている場合、それらをPDFのような共通書式に変換した上で1つのファイルに統合して確認できるようにするなどの方法である。

今ならPDF編集ソフトウエアの機能やスクリプトなどの方法を用いて手間なく、一括変換ができる。個人のPC全てにソフトウエアを購入するのが難しい、ということであれば職員全員が使用する文書管理などのシステムにこうした機能を組み込む方法もある。ボタンを押すだけで、指定したファイルを一括でPDF化、統合できる機能があれば、紙に印刷せずにモニターで資料を確認する場面も増えるはずである。

国のシステム基盤を活用したデジタルでの情報提供：デジタル庁マイナポータルによる情報集約

課題への対応として、既に国がデジタルで情報提供を行っているマイナポータルを活用して情報を集約していく方法はどうだろうか。マイナポータルは、国（デジタル庁）がマイナンバー制度の施策の1つとして推進しているものである。総務省によると、2021年11月1日時点でマイナンバーカードの交付率は39%を上回り^※2、マイナポータルを使える人も多くなってきている。

マイナポータルでは、行政機関が保有する市民自身の情報（世帯構成、税・所得、健康・医療など）をデジタルで確認できる。健康・医療については薬剤・健診結果レベルまで確認することが可能だ。また、生命保険控除証明書などをe-Taxに連携させるなど、行政機関同士や、民間企業との連携も進められている。

プライバシーや個人情報の保護に配慮する必要はあるが、将来的には自治体が行う市民へのデータ提供をマイナポータルに集約し、そこを見に行けば行政機関が保持している個人データのうち提供可能なものは電子で入手できるようになることを期待したい。

スマートフォンアプリを活用したデジタルでの情報提供：前橋市の母子健康情報の事例に見るアプリ開発

課題への対応として、スマートフォンのアプリを開発し、デジタルでの情報提供に活用するのはどうだろうか。ここでは、前橋市の「母子健康情報の配信」の取り組みを紹介したい。このアプリを使うと市からの母子健康情報に関するお知らせや子供の健診結果を閲覧でき、予防接種のスケジュールの通知などをスマートフォンで受け取れる^※3（図3）。利用開始のための申請も窓口に行かず、インターネットから直接可能だ。健康・医療・介護に関する個人情報をカルテとして活用するPHR（パーソナル・ヘルス・レコード）の一歩であると同時に、自治体におけるデジタルな情報提供の一歩でもある。